Bereit für die Zukunft

KI-Automatisierung für den Mittelstand. Wirksam, transparent, ohne Plattform-Bindung.

Wir bauen die KI-Automatisierungen und Chatbots, die Ihr Team wirklich entlasten — sauber integriert und nachvollziehbar umgesetzt.

Erstgespräch buchen Cases ansehen

30 Min Unverbindlich Persönlich

Workflow-Beispiel

Eingangsrechnung verarbeiten

Manuell: ~12 Min Automatisiert: 7 Sek

Persönliche Betreuung Direkter Draht, keine Hotline

Transparente Preise Festpreis nach Erstgespräch

DSGVO-Bewusst Wir beraten Sie zur Datenhaltung

400+ Integrationen SAP, DATEV, Microsoft 365 & mehr

Das Problem

Ihre besten Mitarbeiter machen Copy-Paste statt Strategie.

Nicht weil sie es wollen. Sondern weil Prozesse mitgewachsen, aber nie neu gedacht wurden. Das kostet Sie Geld — konkret, jeden Monat.

Daten wandern manuell zwischen Systemen.

CRM, ERP, Buchhaltung — jemand kopiert die Daten von A nach B. Jeden Tag. Mit Tippfehlern, Verzögerungen und Frust.

Realistisch: 8–15h pro Woche pro Person

Anfragen kommen, wenn niemand da ist.

Viele Anfragen kommen außerhalb der Bürozeiten — und gehen verloren. Bis Sie antworten, hat der Wettbewerb längst zugeschlagen.

Verlorene Leads, jeden Tag

Wachstum bedeutet mehr Aufwand, nicht mehr Ertrag.

Mehr Aufträge → mehr manuelle Arbeit → mehr Fehler → mehr Korrekturschleifen. Skalierung scheitert an der Kapazität, nicht am Markt.

Wachstumsbremse Nr. 1

Sie zahlen Fachkräfte für Sachbearbeitung.

Eine Vertriebskraft, die 40 % ihrer Zeit Listen pflegt? Das sind tausende Euro pro Jahr für Aufgaben, die kein Mensch braucht.

Hohe versteckte Kosten

Aus der Praxis

Wie wir 32 Stunden pro Woche aus einem Mittelständler herausgeholt haben.

Großhandel 45 Mitarbeiter 6 Wochen Umsetzung

Wir hatten lange Bauchschmerzen mit dem Thema KI — vor allem wegen Datenschutz. Das Team von HT-Systems hat alles transparent erklärt, sauber dokumentiert und wir konnten jeden Schritt nachvollziehen. Wenige Wochen nach Implementierung war die ROI-Rechnung schon positiv.

Geschäftsführer, Industriegroßhandel Hessen · ~12 Mio € Umsatz · 45 Mitarbeiter

Ergebnis nach 90 Tagen

32h

manuelle Arbeit eingespart pro Woche

94%

der Standard-Anfragen automatisch beantwortet

8 Wo

bis Break-Even erreicht war

vollintegrierte Systeme · ein Datenfluss

Was wir bauen

Zwei Lösungen, maßgeschneidert auf Ihre Prozesse.

Keine Standardsoftware. Wir analysieren Ihre tatsächlichen Abläufe und automatisieren das, was wirklich Zeit kostet.

KI-Workflow Automatisierung

Repetitive Geschäftsprozesse, die Ihr Team Stunden kosten — vollautomatisiert und integriert in Ihre bestehende Systemlandschaft.

Wir bauen die Logik — Sie verstehen jeden Schritt
Keine Plattform-Bindung — Sie können jederzeit wechseln
Modelle, die zu Ihrem Datenschutz-Niveau passen

Konkrete Beispiele

Eingangsrechnungen automatisch in DATEV verbuchen OCR-Erkennung + Plausibilitätsprüfung

−8h/Wo

Lead aus Webformular → CRM → KI-Follow-up Inkl. Lead-Scoring & automatischer Erstkontakt

−5h/Wo

Wöchentliches Reporting automatisch erstellen Daten aus 5+ Quellen, fertig im Postfach

−6h/Wo

Content-Automatisierung KI generiert & postet Social-Media-Inhalte automatisch

−2h/Post

Intelligente Web-Chatbots

Ein KI-Assistent, der einen Großteil Ihrer Standardanfragen beantwortet — trainiert auf Ihre Produkte, Ihre Preise, Ihre FAQ. Mit sauberer Übergabe ans Team.

24/7 verfügbar — auch nachts und am Wochenende
Lernt aus Ihren Gesprächen — wird mit jeder Woche besser.
Lead-Qualifizierung & nahtlose Übergabe an Ihren Vertrieb

Was der Bot kann

Produktanfragen beantworten Inkl. Verfügbarkeit, Preise, technische Specs

24/7

Interessenten qualifizieren Budget, Zeitrahmen, Entscheider

Auto

Termine direkt im Chat buchen Kalenderintegration, automatische Bestätigung

0 Klicks

Übergabe an Mitarbeitende, wenn nötig Mit vollem Kontext, ohne Wiederholung

Smart

Der Ablauf

Vom Erstgespräch zur laufenden Lösung — in klaren Phasen.

Klare Struktur, feste Meilensteine, transparente Kosten. Sie wissen jederzeit, wo wir stehen.

Phase 1 30 Minuten · Kostenlos

Erstgespräch & Prozessanalyse

Wir verstehen Ihre Prozesse, identifizieren die größten Hebel und sagen Ihnen ehrlich, ob wir helfen können — oder nicht.

Sie bekommen Eine Einschätzung der drei größten Automatisierungs-Hebel in Ihrem Unternehmen, inklusive grober Aufwandsschätzung. Schriftlich, nicht mündlich.

Phase 2 Konzeption & Festpreis

Konzept & verbindliches Angebot

Detaillierte Lösungsskizze, technische Architektur und ein transparenter Festpreis. Erst dann entscheiden Sie.

Sie bekommen Konzeptdokument, technisches Architektur-Diagramm, Festpreis-Angebot mit klaren Meilensteinen.

Phase 3 Build & Integration

Implementierung

Wir bauen, integrieren, testen mit echten Daten.

Sie bekommen Wöchentliche Status-Calls, Test-Umgebung, kontinuierliche Doku.

Phase 4 Go-Live & Schulung

Übergabe, Schulung & Betreuung

Wir schulen Ihr Team, übergeben die vollständige Dokumentation und stehen für Anpassungen zur Verfügung — auch nach dem Go-Live.

Sie bekommen Vollständige Lösung, Schulungsmaterialien, optionalen Wartungsvertrag. Sie sind nicht allein.

Datenschutz & Verantwortung

Datenschutz, der zu Ihnen passt — nicht umgekehrt.

Datenschutz ist beim Mittelstand zu Recht ein heikles Thema. Wir sind transparent darüber, was technisch sinnvoll ist — und kommunizieren offen, wo Datenflüsse außerhalb der EU stattfinden.

DSGVO als Standard

Jede Lösung wird mit Blick auf DSGVO konzipiert. Wir prüfen Datenflüsse, dokumentieren transparent und beraten Sie zu rechtlichen Aspekten.

EU-Tools wo sinnvoll

Wo es technisch möglich ist, setzen wir auf europäische Anbieter. Bei nicht-EU-KI-Diensten kommunizieren wir das offen, damit Sie informiert entscheiden.

Datenminimierung

Wir verarbeiten nur, was wirklich nötig ist. Keine Daten-Sammlerei, keine Schatten-Datenbanken — klar definiert pro Workflow.

Volle Transparenz

Sie wissen genau, welcher Dienst welche Daten verarbeitet. Keine versteckten Schnittstellen. On-Premise-Lösungen auf Wunsch möglich.

Häufige Fragen

Was Sie wahrscheinlich noch wissen wollen.

Wie sieht es mit Datenschutz und DSGVO aus?

Wir konzipieren jede Lösung mit DSGVO im Blick. Wir analysieren Datenflüsse, dokumentieren transparent und beraten Sie zur richtigen Architektur. Wo möglich setzen wir auf europäische Anbieter. Wo wir KI-Dienste außerhalb der EU nutzen (z. B. für leistungsfähige Sprachmodelle), kommunizieren wir das klar — damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können. Auf Wunsch sind auch reine On-Premise-Lösungen möglich.

Was kostet ein typisches Projekt?

Das hängt stark vom Umfang ab. Sie bekommen nach dem Erstgespräch ein verbindliches Festpreis-Angebot — keine Stundenabrechnung, keine Überraschungen.

Wie lange dauert ein Projekt?

Vom Erstgespräch bis Go-Live typischerweise 4–10 Wochen, je nach Umfang. Kleine Workflows oft in 2–3 Wochen, komplexere Integrationen mit mehreren Systemen entsprechend länger. Wir nennen Ihnen den realistischen Zeitrahmen im Festpreis-Angebot — und halten ihn ein.

Funktioniert das mit unseren bestehenden Systemen (SAP, DATEV, etc.)?

In den allermeisten Fällen ja. Wir arbeiten regelmäßig mit SAP, DATEV, Microsoft 365, HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Shopify, Notion und über 400 weiteren Systemen. Falls eine API fehlt, finden wir oft einen Weg über andere Schnittstellen. Im Erstgespräch klären wir konkret, was bei Ihnen geht — ehrlich, auch wenn die Antwort mal "Nein" lautet.

Brauchen wir IT-Vorkenntnisse oder eigene Entwickler?

Nein. Wir übernehmen die komplette technische Umsetzung. Was Sie brauchen: Eine Person aus Ihrem Team, die uns die Prozesse erklären kann und ggf. Zugriffe auf Ihre Systeme freigibt. Programmierkenntnisse sind nicht nötig.

Was passiert, wenn die Lösung nach dem Go-Live nicht funktioniert?

Wir lassen Sie nicht hängen. Bugs und Fehler in der unmittelbaren Übergabephase werden selbstverständlich kostenlos behoben. Für die langfristige Betreuung gibt es einen optionalen Wartungsvertrag. Wir gehen nicht weg, sobald die Rechnung bezahlt ist — das wäre auch geschäftsschädigend für uns.

Sind wir nach dem Projekt von Ihnen abhängig?

Nein, das ist uns wichtig. Wir liefern vollständige Dokumentation, sauber dokumentierte Workflows (keine proprietären Black Boxes) und schulen Ihr Team. Sie könnten theoretisch jederzeit zu einem anderen Anbieter wechseln. In der Praxis bleiben unsere Kunden, weil es funktioniert — nicht weil sie müssen.

Welche KI-Modelle setzt ihr ein?

Wir wählen pro Anwendungsfall das passende Modell — sowohl marktführende Modelle (z. B. von OpenAI, Anthropic) als auch europäische oder selbst gehostete Open-Source-Modelle (Mistral, Llama). Welches für Ihren Use-Case sinnvoll ist, hängt von Anforderungen, Budget und Datenschutz ab. Wir besprechen das transparent mit Ihnen.